Wdrożenie AI w firmie: od którego procesu zacząć

Wdrożenie AI w firmie można zacząć od zadania, które ktoś wykonuje co tydzień: przepisuje dane z maili, przygotowuje raport albo szuka informacji w firmowych dokumentach. Warto najpierw przyjrzeć się tej pracy. Ile zajmuje? Co się powtarza? W którym miejscu trzeba coś ocenić, a w którym wystarczy przenieść dane?

Na tej podstawie można wybrać niewielki zakres do sprawdzenia. Łatwiej wtedy zauważyć, czy narzędzie pomaga i co trzeba w nim poprawić.

Znajdź zadanie, które da się opisać

„Chcemy AI w sprzedaży” to za mało, żeby zaplanować wdrożenie. Potrzebny jest opis tego, co robi człowiek. Na przykład: otwiera zapytanie z formularza, sprawdza załącznik, wybiera rodzaj usługi i przepisuje dane do CRM-a. Przy niepełnym zgłoszeniu odpisuje z prośbą o szczegóły.

Do pierwszej rozmowy przydają się pytania:

• Co się przepisuje z jednego miejsca w drugie? Z maila do arkusza, z arkusza do CRM-a, z PDF-a do systemu?
• Kto wykonuje to zadanie i jak często?
• Co zajmuje najwięcej czasu?
• Co trzeba zrobić, gdy brakuje danych albo pojawia się nietypowa sprawa?

Dobrze przejść przez kilka ostatnich przypadków razem z osobą, która je obsługiwała. Może się okazać, że największym problemem jest szukanie aktualnego cennika, a samo napisanie odpowiedzi zajmuje chwilę. Wtedy zakres projektu będzie inny, niż wynikało z pierwszego opisu.

Część zadań da się też uprościć bez modelu językowego. Jeśli dane są już w ustalonych polach formularza, do przeniesienia ich do arkusza może wystarczyć zwykłe połączenie narzędzi.

Ustal, co ma się zmienić

Na początek wybierz jeden fragment pracy, którego wynik da się sprawdzić. W przykładzie z zapytaniami mogłoby to być przygotowanie szkicu odpowiedzi do zatwierdzenia przez handlowca. Automatyczna wysyłka może poczekać, aż będzie wiadomo, jakie błędy pojawiają się w szkicach.

Przed budową zapisz, jak wygląda obecna praca i jaki wynik byłby przydatny. Przykładowy cel: skrócić przygotowanie oferty z 40 do 20 minut, licząc również sprawdzanie i poprawki. To założenie do testu, a nie wynik gotowego wdrożenia.

Sam czas nie wystarczy. Trzeba też sprawdzić, czy w ofercie są właściwe ceny, zakres usługi i dane klienta. Jeżeli przygotowanie szkicu trwa minutę, ale jego poprawianie pół godziny, oszczędność będzie mniejsza, niż sugeruje szybkość modelu.

Na tym etapie warto ustalić budżet próby, osobę oceniającą wyniki oraz warunki dalszej pracy. Sposób rozdzielenia kosztu budowy i późniejszego używania opisuję w tekście o kosztach wdrożenia AI.

Daj zespołowi wersję do sprawdzenia

W pilotażu potrzebne są przykłady przypominające codzienną pracę. Także mail bez załącznika, skan obrócony do góry nogami i wiadomość „to co ostatnio, tylko w innym rozmiarze”. Na takich przypadkach widać, jakich informacji brakuje i kiedy narzędzie powinno poprosić o pomoc.

Ten sam zestaw przyda się do porównania modeli AI na zadaniach z firmy, zanim wybierzesz model do wdrożenia.

Zakres dostępu do danych trzeba ustalić przed podłączeniem narzędzia. Do sprawdzenia części funkcji mogą wystarczyć materiały z usuniętymi danymi klientów. Test na firmowych dokumentach wymaga dobrania dostępu i sposobu ich przetwarzania do projektu.

Osoba korzystająca z wersji roboczej powinna móc łatwo zaznaczyć, co poszło źle. Przyda się konkretny zapis: „pobrał cenę z poprzedniego roku”, „nie zauważył drugiego produktu”, „niepotrzebnie pyta o numer zamówienia”. Dzięki temu wiadomo, co poprawić i na jakim przykładzie sprawdzić zmianę.

Nieudany pilot nie przesądza jeszcze, że zadania nie da się zautomatyzować. Przyczyną może być brak danych, źle ustawione wyszukiwanie albo zbyt szeroki zakres. Trzeba ustalić, co zawiodło, i ocenić koszt kolejnej próby. Czasem wystarczy poprawka; czasem lepiej zakończyć projekt na tym etapie.

Przygotuj narzędzie do codziennej pracy

Przed uruchomieniem na stałe pozostają sprawy, których łatwo nie zauważyć podczas udanej demonstracji. Co stanie się, gdy CRM nie odpowie? Kto dostanie informację o błędzie? Czy ponowienie zadania nie utworzy drugiej oferty dla tego samego klienta?

Osoba po stronie firmy musi też wiedzieć, gdzie sprawdzić wynik, jak zgłosić problem i jak wrócić do ręcznej obsługi. Zakres samodzielnych zmian zależy od narzędzia i umiejętności zespołu. Drobna poprawka treści może być dostępna dla pracownika, a zmiana połączenia z systemem fakturowym wymagać wykonawcy.

W moich projektach przekazuję elementy przygotowane dla danego rozwiązania zgodnie z ustalonym zakresem. Mogę też zapewnić późniejszą opiekę obejmującą aktualizacje i poprawki. Warto od razu ustalić, kto odpowiada za działanie integracji, a kto za aktualność cennika czy instrukcji, z których korzysta narzędzie.

Po uruchomieniu wróć do pomiaru z początku projektu. Sprawdź czas pracy razem z kontrolą wyników, liczbę poprawek i koszty używania. Dopiero na tej podstawie wybierz kolejny fragment procesu do rozbudowy.